【干货】手袋外贸工作流程及常见易出错环节

很久没来了，以下是看到孤魂野鬼的文章，后面自己写的一些补充。因为我一直在一家公司做外贸跟单，所以按自己的职业写的，我想只有新人才用得上吧。请注意：粉红色字是外贸工作流程。蓝色字是我的补充。红色字是重点提示。绿色字是一些其它人的语录。有同感的可以一起来补充。

最近在公司对新人培训，总结一些工作中常用的知识。其中我认为最重要也是很关键的一环是怎样避免出错， 我在外贸工作中经常出错，因为我比较马大哈，为了减少自己出错的几率，我曾把每一个容易出错的环节和容易出的错都做了总结。我喜欢每天或每周把要做的事情做好计划列出来，这样不会遗漏，而且也知道每天该做什么。

Gillian--2008年3月28日我正式成为上班族，今天是第4个年头了，最近有些迷茫，外贸的形势很严峻，为了糊口饭吃，只能每天不断努力的学习，所以看文章看着这个娃娃的4各月总结，我来帮忙补充下。

之前我还写过一些文章如下：

外贸手袋跟单一年半感悟

http://www.bags163.com/post-54-51011-1.html 

外贸人毕业的这三年 

http://www.bags163.com/post-50-406308-1.html  

（一）接到询盘 

Gillian--陆续会收到一些回复。即使是简单询问的邮件，你也不要放弃。不是说这个客户一定要下单，而是他的邮件中，慢慢沟通你会发现更多与行业相关的信息。对于要求报价的客户，先别着急报价，钓他胃口，说，你好，为了给你报一个最好的价格，麻烦仔细介绍你公司情况，有可能的订单数量，你们那边的市场情况~~~这样客户第二封邮件有可能会给你带来比较有价值的市场信息。这个和开发信有关，有兴趣的可以看以下链接。

http://wenku.baidu.com/view/d7f3ce6427d3240c8447ef8d.html

但是陈毅冰的影响太大，开发信都基本一个格式了，可能最后拼的是个人的服务和产品品质了。哈哈。

备注：最近有位刚做外贸销售的还问我一些PS的问题，因为能否很好的询盘，做好PS这个我有空也教了他两招。不过PS是万变的，很锻炼脑子的东东，可以找出很多不同的简捷的方法。

我都是在以下网站上学习的：

http://ps.sioe.cn/ 

1、认真报价    

Gillian--听过林伟贤大师的《谈判》就说千万别自己先出价，可能自己这个弱弱的个性。去东门闲逛很少砍价的。有时候别人说多少，我都不砍了。因为自己还能接受这个价格。但是这个总让自己吃亏，现在物价上涨，能省还是省些。大家可以去看看chenyibing88的《价格为王》：

（1）与工厂核对最新产品价格

Gillian--要及时向各种物料供应商巡查最新单价。有一次客人下单，我们一查里布涨价，五金涨价。要么和客人谈，要么和工厂谈。里布不肯降价只好自己吞下，但是五金工厂的老板和老板娘很好，同意保持之前的价钱。所以还是很感谢他们的帮忙。

（2）查当日最新汇率

Gillian--去年还有短时间有涨过，现在又降了下去，真是心酸那。 包包网上有些大公司说是可以和香港汇丰银行协议，每年的外汇有多少千万美金，可以以某个汇率基准对汇。但这毕竟是超级大公司的做法。

以下有每天最新的汇率:

http://www.baiinfo.com/Article/ShowClass.html?id=6616 

（3）核算FOB价格

Gillian--不止呦，还有CMT,EX-FTY,CIF等等。一定要搞清楚条款，这些条款和哪些部分有关，才能搞清楚价钱。

这个就跟 外贸条款有关了连接如下：

外贸业务必看的13个贸易术语 

http://bbs.fobshanghai.com/thread-2382222-1-1.html

以下是外贸兵法术语十三篇，不知道是不是老A写的？但是我忒喜欢那个《士兵突击》里面的袁朗，有次我问个当兵的你们是否有老A，他说我是电视看多了，现在我也知道为什么别人叫我电视控了。

http://www.docin.com/p-286964509.html

听有位做外贸的前辈说做DDP有时候可以挣更多，可能是所有主动权都在自己手里，但是什么风险也要自己承担。所以看来是他比较有魄力才成名了。

（4）与货代联系询最新海运价格

Gillian--这个如果不是CMT加工价和EX-FTY出厂价，就一定要问货代了，有些货代很有经验，只要有价格变化会及时电邮通知您。但是有些货代不熟悉，根本是不会主动告知您何时他们何时放假，何时有涨价项目，不然除了货，货在他手里只能吐血被宰。不过像这样的货代，你可以告诉他如果以后又什么涨价的信息以后要记得通知呦。自己多留点心就好了。有时候如果是老客户，我们还是视涨多少，在看是否需要给客人涨了。

（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量

Gillian--要清楚客人走空运还是海运，数量清楚才能算CBMS，才能知道用FCL（散货）,LCL（柜货）。那价格就有差别了。

目前，国际上通常使用的干货柜(DRYCONTAINER)有： 

外尺寸为20x8x8英尺6英寸，简称20尺货柜； 

40x8x8英尺6英寸，简称40尺货柜； 

及近年较多使用的40x8x9英尺6英寸，简称40尺高柜。 有时候GP用ft.

20尺平柜：20`GP,内容积为5.69x2.13x2.18米,配货毛重一般为20吨,体积为24-26立方米. 

40尺平柜：40`GP内容积为11.8x2.13x2.18米,配货毛重一般为25吨,体积为54立方米. 

40尺高柜：40`HQ内容积为11.8x2.13x2.72米.配货毛重一般为26吨,体积为68立方米.

45尺高柜:内容积为:13.58x2.34x2.71米,配货毛重一般为29吨,体积为86立方米. 

20尺开顶柜:内容积为5.89x2.32x2.31米,配货毛重20吨,体积31.5立方米. 

40尺开顶柜:内容积为12.01x2.33x2.15米,配货毛重30.4吨,体积65立方米. 

20尺平底货柜:内容积5.85x2.23x2.15米,配货毛重23吨,体积28立方米. 

40尺平底货柜:内容积12.05x2.12x1.96米,配货毛重36吨,体积50立方米. 

1）每次A让我整理客人走货的资料，走一次更新一次，让自己做到，基本上FCL,LCL的价格是多少心里有数才能更好的报价了。以前倒是挺烦恼，现在也没养成习惯，一到出货，就乱翻资料。主要文件夹太多。之前有听过《时间管理》说是桌面要干净，效率才高。过期资料纸治资料一定要清理。不要全部堆在桌面。呵呵。现在看看，我桌面还是一片狼藉啊啊啊。

2）刚刚有个宋学妹说货柜数字什么的cbms，其实是：纸箱尺寸工厂一般给CM，（长*宽*高）/1000000=就是立方米了。呵呵。然后根据上面红字就可以算出是走散伙还是走一个柜子的货了。

以下是链接是：福步货代知识库---基础知识

http://wenku.baidu.com/view/f09c99b265ce0508763213ef.html 

（6）付款方式要确认

Gillian--我没做过L/C所以对这个还是不太了解，所以找了些资料恶补了下。找了个大师的学习方式给大家参考下。

这个时候我们的第一批货也要出了，我赶快通知客户开信用证过来，因为是30%down payment, balance by l/c at sight.所以我以前没有让客户早早开过来．事实上应该早让客户开的．从我估计１周以后要发货的时候让客户开证到通知行的到证通知到达我们公司总共拖了一个多月．怎么拖的呢？　首先我让客户开证之前，先把他们开证申请书传真一份，让我确认以下，以便防止有什么不妥的条款，省得以后的修改（实际中这个很有必要的）．结果发现他把信用证到期地点开到法国，而不是中国．这个我很敏感．因为在学校的时候，外贸老师跟我门专门叮咛，到期地点一定要求在中国．其实自己也不是很清楚到底为什么，心想可能到人家地盘了什么都由着别人了．后来打电话让客户改，他答应了．结果等他传来证的复印件后发现还是在法国．又跟他提出修改，过了一会他回电话说他们银行一直是这样做的，很少有到期地点不在他们法国的．我又坚持必须在中国的原则，后来客户说,then what should we do?我说，ok,for this matter I have to consult my chief(法国人这样叫他们老板，我也就这样叫了）．然后两天内我查了很多资料，问了很多人，也问了银行，还是问银行比较放心，他们的解释也比较有说服力．

现在终于弄明白了，原来中国几乎就没有银行愿意仪付，中国的银行如今都是收托压汇．而且我们的是付款信用证，不是仪付信用证．也就是在信用证中有：　available  with ***bank by payment, 不是available with *** bank by

negotiation.也就不存在仪付这个说法了．在这里我要告诉大家一个问题：有些朋友对国外来证中规定仪付行在国外的坚决要求客户修改到中国仪付，其实这个根本没有必要．因为开征行即使答应在中国仪付，那还得有银行愿意进行仪付呢．我也不知道为什么，中国的银行很少愿意仪付的，通常充当了个交单行而已．再说仪付行在国外不在国外跟收汇的安全系数没有多大关系．因为信用证下，提交了符合的单拘，能否收汇完全取决于开征行的资信，即使在中国仪付，开征行不想给你付款，他可以完全不付给仪付行款项，那么仪付行也会利用他的仪付有追索权的权利来收回款．

后来，我们决定接受到期地点在法国．只是要考虑下单句的邮寄时间就好了。后来因为时间耽搁了，交货期也改了几次．几天以后，证开来了．仔细一算，一个半月过去了．看来还是提前要求开征最好．对于没有定金的单子，一定要证开来以后，审核无误再生产．其实关于信用证我要想告诉大家的很多，我们在学校学的有很多误区，和实际相差太多了．而且细节很多．真是细心加经验加知识啊．今天不说了，太晚了，手都困了，明天再告诉大家我审证的经历．．．

说实话，我挺喜欢国际贸易这行，而且对自己做外贸的选择挺满意。我总结了做国贸的几个好处：1，一直接触英语，而且在信函，口语，方面会有显著提高。而且会了解很多专业英语。 2，学到很多经商的技巧和学问。这些你可以从你们老板 ，客户身上学到。3，学到很到产品知识。可能很多外贸员刚来就想独立操作。那不是不可以，只是当你跟老外面对面交流的时候，会经常碰到老外给你说个单词，你不知道，然后他就比划，你还是不懂，结果在旁边急得一身汗的老板一拍大腿，“哦，我知道了，你说的是..." 然后老板也比划，老外连忙笑着点头。这是为什么呢？还是知识了解太少。老外几次问你你不知道，老外也没有信心了。4，学到一整套国贸流程。国贸程序固然严谨，当你学到一定程度的时候就会发现好多漏洞。有了漏洞，就有机可乘，必要的时候就可以替老板省下dollars,至少不浪费rmb.所以这也就是很多老板希望要有经验的原因。5。自己搞客户，为了以后的单干打基础。外贸员做久了，工资肯定不低。但是老外贸员慢慢就会发现，他妈的挣钱就这么简单啊，干嘛自己不单干呢，刚开始飞单，时间长了，开公司，工厂。。6。我觉得外贸这行挺有前途的。世界经济全球化，怎么能缺少我们这些外贸人才呢，不要也行，那就等着让老外骗吧。7。外贸使人上进。当知道老外要参加工厂的时候，赶快拿起书本，背些句子，当要跟客户打电话的时候，才痛恨自己怎么在学校上听力课时候老做梦，梦见自己去学校外面玩cs，当知道明年要去国外参展的时候，那感觉啊，恨不得想吃一本书。当别的外贸员能滔滔不绝根老外谈而你不能的时候，不知道你怎样去面对老板的眼神。有了这些刺激，你还不努力的话，那你最好不要当外贸员了。

不知道大家对本人以上的看法有什么意见。对信用证，我也是情有独钟。特别喜欢翻译信用证。在我们的信用证没有到达之前，我就不停但翻阅以前的证，没事就上福步论坛，帮别人翻，看别人翻。也看了很多形形色色的信用证，有些真的是又臭又长，一段话，没有标点，全部用that ,or ,and ,which, on...等连起来，看得头都大了。不过你要对ucp500的内容熟悉些，那就好翻译多了。还有些有软条款的，有些打错字的，反复修改的，客户同意修改却迟迟不改的，说是即期，却是远期付款的，银行耍赖皮的。真的太多了，所以国际贸易真的不是说书本知识可以搞定的，但是没有书本的理论又不行。

我们的证到了以后，我一看，德国商业银行上海分行通知的，通知费和邮寄费就是40美元，但是在条款的57a上advising through bank,确实我们的开户行，中行。这么说两个通知行，这个我还没有听说过。我打电话给上海，上海说必须在他们那儿交单，问中行，中行说在他们那儿。我又问了个工行的朋友，他说两个都可以，我问，干嘛来了两个通知行，他说，这你不用管，随便交给那个就可以了。好了，我也就不管了。然后就抓紧时间审证。他们的不浮点费用是每个一百美元，真是吃人啊！没办法，如今的银行也黑了。他们现在已经把收不符点费用当成主要的开征收入了。所以银行在审证的时候，为了找不符点，绝对是”煞费苦心” ,绝不仅仅是为了应付申请人的挑剔。证里规定all the documents must in English and bearing the L/C number,L/Cissuing bank,L/C issuing date, 所以我在做发票的时候把以前公司名称的中文直接去掉，不是要English吗？万一他说期间有中文怎么办。忽然发现证上的开证人地址跟平时的不一样，按惯例，改了正确的，写上错误的，一定要单证一致嘛。银行绝对不管这些，只要他看表面一致就ok。又有问题了，来证上的受益人地址有一个单词BLDG.打成BLAG.了。按道理可以按错的打，但是到了GSP FORM A那里通过不了了。注册的公司必须名称，地址完全一致。不能改。很多朋友说这个是小事，因为ucp500规定，这类拼写错误，不影响理解不构成不符。但是问题时现在的银行很挑剔，他要硬说影响理解怎么办。我还是担心，100美元啊，老板说了，你千万不要叫我再掏个100美元出来。我打电话问了上海的银行，他们说这个有可能不符，让我改证。那是下策了，因为装货期马上到了，我也真不想为了这点小问题去改证。只怪自己当初没有看仔细。看看还有没有什么别的办法。打电话到工行的朋友那儿。（说实话，没有紧急的事情我一般不好问这个朋友，我们的业务都在中行，有什么事情老问工行，有些不妥，但是中行的业务员的解释经常不能令人信服）。他还是厉害，一口就说了，是不是产地证那儿过不去，没关系，你把错误的打上，旁边价格括弧写上正确的就可以了。这样可以？我再确定了一次，他说，没问题！好了，就这么做了。应该没有什么问题了。提单那边也照样子改了。我又仔细的核对了3遍所有单据，结果又发现了一些小错误，赶快改正，心里庆幸自己细心的结果。又审了一遍。应该没有问题了。。。

星期一开始寄单到上海，星期二应该到，星期三应该有回应了。果然，下午停电，老板说不用来了，我就在家睡觉。结果手机响了。老板打得。说信用证有些问题，而且还不少。我赶快爬起来，脸也没有洗就直奔公司。到了公司，赶快给银行打电话。不是自己的开户行，态度真实差了很多。她们一口气给我指出了5个不符点。怎么可能？我自己看了好几遍了的。第一，发票里有一行，terms of payment 30%by t/t….不能存在，要删掉。第二，description of goods栏，加上as per proform invoiceno….,当时做发票的时候考虑到后面有一句根这句类似的话，就没有加，结果还是不行。第三，金额不符，以前做p/I 时候因为有个产品的单价乘总数的金额余了0.8美元。心想不会这么小气吧，就把0.8直接删了。结果银行不行。跟银行沟通了一下，就把单价这栏直接舍去不要了。第四，提单上显示有转运，但是其他单据没有显示，现在就只能改提单了，因为信用证规定可以转运，但也没有说明一定要转运，所以就在提单上没有显示转运，不过要向船公司出具保函。第五，全是自己粗心的原因，记得看了好几遍了，怎么form a 上的发票号码和实际发票号码不一致。Form a 不改了，就改其他单据。老板听到有5个不符点，眼睛瞪得老大，不会要交500美元的不符点扣费吧！银行建议我们出具保函，免得改单，因为时间有些紧了。不过我担心客户那边要是不接受不符点怎么办。还有些银行即时接受不符点还收不符点的扣费。顾不上跟老板多说，我赶快联系货代。还好，货代答应一收到提单正本就马上改单。时间很紧了。我们这个在国外到期。现在还有9天时间，今天银行寄单过来（通知行在上海真是麻烦）明天到，今天星期3，星期五下午4点就截至了，如果那时候不能到，就只能到下个周一了。那银行审单在寄单到国外，那时间太紧张了。我让银行把提单直接寄到货代哪儿，我这边赶快改号发票箱单，紧接着寄到货代哪儿。货代收到后连同改好了的提单一起立即寄到上海。等到第三天，我打电话问上海时候，单子已经到了，他们正在复核。真是长长的松了一口气。一直到5点多，银行也没有电话过来。那肯定是没有问题了。到星期一的时候问了下银行，银行说星期五下午就寄过去了。。。

我们这边银行通过了，一般到了开证行那边都基本没有什么问题。因为这边审的很严格，要经过三道审核才能通过。所以这个证基本是没有什么问题了。

一个从头到尾自己做的单，学到很多东西，给我很多收获。使我对这个流程更加清楚，也认识到自己的不足，尤其是粗心。深深的感到外贸员要学的东西太多了。要做个优秀的外贸员谈何容易。想对那些那些整天坐在电脑前玩游戏，聊qq，却不停抱怨公司不好，老板不好，工资太低，做外贸没有前途的外贸朋友们说，问问自己做了多少。有那些时间为什么不去车间看看生产流程，不上论坛跟前辈们多学些东西。 有了自己的客户，还愁老板不给你涨工资。每天忙忙碌碌，学到很多东西后，晚上躺倒床上我就不信你不充实！

 2、做样品    

（1）安排工厂打样

Gillian--工厂打样之前，一定要自己先看检查资料，然后工厂的跟单还有板房师傅对清楚所有资料。如果客人不懂的，大家的专业能做引导。昨天A跟我说了三遍，一定要整理好所有资料，不要老是问客人问多遍，客人最不喜欢这样的了。最近火气也比较大，还是压下来了，没必要说三遍哇。

这是chenyibing陈老大说的呵呵。

如果不是老客人，一般不会回答你的十万个为什么。

我平时问工厂询价，很多工厂接起电话就是你是谁？你找哪位？你们什么公司？什么？没听过。你要询价？什么产品？多少数量？你们公司多少人？在哪里的？你们客人是哪里的？你是什么职位的？你们老板干嘛的？……一大堆的问题，我就索性不询了，换个知道怎么服务的工厂询

价。

（2）一定要客户确认样品在下单

Gillian-- 这个是必须的。每样东东要寄给客人确认先，如果有经验可以自己确认一些，可以扫描给客人确认。但是数量较大的要寄给客人。我们就吃过亏，好像听说老板自己确认了颜色，但是最后客人不确认，货已经完成了，损失了。毕竟都说客人是上帝。

最近听到两个说法：第一种：A  客人需要看到物料，但是A不给看，说不像，价格也高。所以按我们的专业，我们给客人是最好的，不会给最差的，让客人产生不好的印象。宁愿自己努力是在背后，就和台下十年功，台上一分钟说法一样。

第二种：L 说 客人需要什么你就要给什么。我虽然没反驳，因为那天我的建议真的不对的。不过如果以后我的意见是正确，我还是会坚持的给客人建议，这样大家互相会学到更多知识。

（二）客户下单

Gillian-- 终于熬到下单的时候了，每次一大早接到订单，总是件快乐的事情，就像中了乐透。但是最近因为外贸不是很好做，所以听到接单信息，也要想客人有那么多工厂，也有工厂的价格会比我们有优势，所以做事情都要做很多准备，就像A总说：“你又想多了，小妹”。呵呵。所以没有订金，没看到订金的银行水单，煮熟的鸭子也是要飞的。

1、做PI    

Gillian--我只知道我做资料就是马大哈。因为公司还有一道是给香港同事做检查。可真是难为她了。我真的很佩服她，简直是细节做到了极致。有一次我感觉自己检查到了透彻的地步，没想到这位处女座的美女，最角落的cmbs大家有木有发现？她发现了。我说你忒强了，她说没办法一直养成的习惯，就总感觉天天太在乎细节，自己都感觉每天超紧张。这就是她的工作态度，我虽然经常和她有意见不一致的时候，但是从心底对她表示敬意。

（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查

Gillian-- 这个一定要坚持检查，如果公司没有ERP系统，我最喜欢在一个客人的基础上改改，就发给另外一个，将偷懒进行到底。可是客人名字就这么发错了，那可不是小事。最近偶尔检查了2年前的一个资料，把一个工厂的所有信息copy给了个客人，那是个悲惨啊。大家都懂的。 上次10+2的我们公司的名字都打错了。都是开船之后，那可是几千美金呢？吓，但是最后客人没有通知我什么，也顺利清关了。我那个侥幸的心理呀。终于舒了口气，之后的10+2赶紧全部改了。知错能改，是好孩子呀。呵呵。

（2）订单号，PI的时间一定要正确

Gillian-- O,PI,INV，L/C里面都该要一致吧。  

（3）商品名称一定正确

Gillian--商品的名称和描述，如果FOB的港口是，有时候有些人会把成分COTTON和POLYSTER，改成PU和PVC。

这样避免要C/O，或FORM A 或FORM C，但是我们为了货物能安全到达客人手里，后面我们还是改成了走盐田，似乎不要这个东东。

（4）单价金额一定要核准

Gillian--总金额要查，我们销售板是收3倍FOB港口价格的。有一次3倍忘记了，幸好香港的同事帮忙看到了，哇。钱还没打，赶紧revise给客人。对跟进单据，我真是无地自容呦。还有一次也是这样的情况，那时候客人已经将钱打过来了，我们才发现，客人说要打两次钱，那不是汇费很贵，就汇费算我们。还好，不是很多。我们就吐了。可是还是提醒大家要小心呢。

（5）总金额和大写金额一定要正确

Gillian--阿拉伯数字要和英文大写一致。我有时候会写错。但是INV我给改了。

主要有个客人不是很严。说明一件事情，一个订单的完成，我们要一遍一遍多检查下各类单据，希望后面一定能有补救的机会。